Imagina la escena.
Como cualquier empresa sensata, ha estado invirtiendo en capacidades de TI. Hay un fantástico sistema de aplicaciones. Todos tienen acceso al hardware adecuado. Y el acceso a los recursos es perfecto gracias a un competente sistema basado en la nube.
Suena genial, ¡y para la mayoría de los usuarios lo es! Pero debajo del capó es un poco más feo.
Por cada aplicación esencial, hay otra que nadie usa. Soluciones basadas en la nube Ayuda en todo, pero estás pagando por servicios que van más allá de tus necesidades. Y has estado repartiendo iPhones a todos los que te piden uno. Hoy en día, gastar demasiado en su infraestructura de TI es muy fácil.
Una vez que comience, debe hacer que sus costos sean razonables. En este artículo, le ayudaremos a comprender cómo.
El artículo comenzará analizando el significado de la reducción de costos de TI y luego explicará por qué es tan importante lograr ahorros de costos estratégicos. Presentaremos algunas ideas clave para ahorrar. Y al final, ofreceremos sugerencias para obtener más consejos sobre este desafiante tema.
Antes de comenzar, aquí hay una pequeña nota. Este artículo enfatiza que usted necesita hacer decisiones estratégicas sobre el gasto en TI. Si alguien te dice DEBE subcontratar personal, usted DEBE Adoptar infraestructura en la nube.
DEBE conseguir hardware más barato; están equivocados. Las respuestas son diferentes para cada empresa. A veces necesitarás una extensa gestión del cambio proceso para hacerlo bien.
¿Qué es la reducción de costos de TI?
La reducción de costos en TI es sólo un aspecto de estrategias de reducción de costos comerciales. Es decir, se trata de monitorear procesos, identificar gastos excesivos e implementar estrategias para reducir gastos.
Establecer un presupuesto en TI es como cualquier unidad de negocio. Hay algunos desafíos particulares. Éstas incluyen:
La multifuncionalidad de las unidades de TI.
La experiencia técnica necesaria
La complejidad de los ecosistemas de TI
Comprender qué áreas es mejor cortar (u optimizar)
Para equilibrar todos estos aspectos, los líderes de TI necesitan un conjunto diverso de habilidades. Necesitarán sensibilidad técnica y financiera. Pero también deben poder comunicarse de forma eficaz.
Algunas de las áreas que involucra la reducción de costos de TI son:
Salarios y sueldos
hardware
software (licencias, actualizaciones, suscripciones)
Capacitación
Seguridad
Mantenimiento
consultoría, contratistas y subcontratación
servicios públicos (especialmente electricidad)
costos de alquiler de infraestructura local
Innovación, estrategia y planificación.
Algunos de estos costos son flexibles o negociables. Dependen de la cantidad de usuarios, la cantidad de uso y las funcionalidades precisas ofrecidas. La flexibilidad es muy útil para las empresas que planean crecer y cambiar. Pero también significa que los administradores de TI deben estar atentos a sus opciones.
¿Por qué es importante la reducción estratégica de costos de TI?
Hoy en día, la reducción estratégica de costos no es sólo un remedio para problemas de corto plazo. Como un 2023 Conocimiento en el podcast de Wharton Como se describe, las empresas “están tratando de liberar recursos y reinvertir ese dinero en la empresa”.
En el mundo actual de la infraestructura de TI, muchos costos pueden resultar difíciles de monitorear. Expansión tecnológica es una de las principales razones de esto. El gasto en TI puede distribuirse ligeramente entre toda la organización. Un reciente Análisis de McKinsey demostró que una empresa con una facturación de 5.000 millones de dólares podría gastar 250 millones de dólares en gestión de datos. Este gasto no se concentra en un solo lugar: se distribuye por toda la organización en lugares impredecibles.
En otras palabras, es difícil monitorear exactamente lo que está sucediendo. ¿Cómo puedes saber si las personas están usando cada aplicación de manera efectiva? ¿Cómo sabemos qué aplicaciones son esenciales y cuáles podrían sustituirse?
Obtenga una visión general de su reducción de costos de TI
¿Cómo podrá saber si su estrategia de optimización de costos es adecuada para su propósito? Al menos, debe considerar los principales impactos de la TI en una empresa. Podemos utilizar tres recursos útiles de Forrest, McKinsey y Gartner para obtener más orientación.
Consulte los estándares de la industria con Forrester. Forrester publica informes imparciales de agencias de consultoría relevantes, incluidas gestión de costos en la nube. Sus informes son costosos pero pueden proporcionar respuestas que no se pueden encontrar en ningún otro lugar.
Conozca las grandes preguntas con McKinsey. Un reciente análisis de McKinsey sugirió tres preguntas principales para la reducción de costos. Le aconsejan que primero comprenda todas sus técnicas de reducción de costos, aproveche la flexibilidad de TI e invierta en productividad empresarial. Estos sencillos pasos muestran cómo mantener el negocio funcionando de manera efectiva, incluso mientras se reducen drásticamente los costos.
Utilice la hoja de ruta de optimización de costes de Gartner. Gartner hoja de ruta sencilla a partir de 2020 sugiere varios pasos clave para el proceso. Muestran cómo debe comprender sus activos actuales, buscar oportunidades, formular la implementación, institucionalizar los resultados y monitorear los resultados.
Ahora bien, esta no es una página publicitaria de estas consultorías. ¡Pero cualquiera que trabaje en la reducción de costos de TI necesita toda la ayuda que pueda obtener! El futuro.
Reducción de costes de TI en 2023
Ahora que hemos pensado en el panorama general, pensemos en algunas tareas específicas que pueden ayudarle a reducir los costos de los servicios de TI de su empresa.
Este año, es poco probable que su presupuesto de TI se actualice. Entonces empecemos.
Consulta tu estrategia tecnológica
Si no tiene una estrategia tecnológica completa, es hora de conseguir una.
La tecnología y el crecimiento empresarial van de la mano. Una estrategia de TI sólida debe alinearse con los objetivos comerciales de su organización.
El documento de estrategia será una manera fantástica de ver cómo funcionan juntos sus activos. Podría mostrar que la TI se puede reducir fácilmente: o podría ser un buen momento para pensar en proyectos de transformación digital que su empresa podría implementar.
Invierta en la nube
Hace diez años, la computación en la nube estaba en su infancia. Toda organización necesita una infraestructura pesada basada en el sitio para funcionar.
Ahora. Las soluciones en la nube ofrecen una forma mucho más sencilla de desarrollar capacidades de TI. Con costos de mantenimiento reducidos, costos de energía reducidos y menor gasto en hardware, no es de extrañar que muchas organizaciones estén recurriendo a la nube para sus operaciones.
Las soluciones en la nube también son excelentes para empresas con planes de crecer y desarrollarse. Su decisión de pasar por un transformación de la nube podría tener beneficios a largo plazo para el crecimiento empresarial.
Monitorear los costos de personal
Si desea reducir costes con urgencia, es fácil olvidar que los sistemas tecnológicos potentes necesitan personal especializado. El personal es caro, ¿así que reducir empleados es una victoria fácil?
Sin embargo, hay que tener mucho cuidado con los costes de personal. Como un Análisis BCG 2020 Como dice: “Reducir el personal en todos los ámbitos hoy podría perjudicar su capacidad para brindar servicios mañana”.
Entonces, cuando se trata de costos de personal, aún se podrían considerar otras tácticas. Por ejemplo, podría consolidar proveedores; incorporar soporte de terceros internamente; o subcontratar el soporte a zonas geográficas más económicas.
Audite sus activos físicos
Una auditoría de hardware puede ser una forma eficaz para que las empresas reduzcan los costos de TI al identificar hardware obsoleto, infrautilizado o innecesario.
El primer paso es inventariar y categorizar todos los activos de hardware según su antigüedad, condición y uso. Esto le permite analizar el uso, la eficiencia energética, la compatibilidad y el costo total de propiedad de cada pieza de hardware. Según el resultado de la auditoría, las empresas pueden considerar reemplazar, actualizar o reducir el hardware para reducir costos.
Al realizar una auditoría de hardware, las empresas pueden identificar áreas para optimizar sus recursos de hardware, reducir los costos de mantenimiento y lograr importantes ahorros de costos con el tiempo.
Supervise el uso de su software
Es difícil realizar un seguimiento del uso del software. Pero las nuevas tecnologías, como plataformas de adopción digitalbrinda a los CIO información crucial sobre cómo el personal usa su software.
Los datos y análisis de un DAP son útiles de varias maneras. Muestran a los líderes cómo optimizar sus procesos. El DAP identifica áreas donde se necesita capacitación o apoyo adicional.
Quizás sea contrario a la intuición sugerir nuevas inversiones como parte de una tarea de reducción de costos. Pero a largo plazo, la recopilación de datos precisos reducirá drásticamente los costos derivados de las ineficiencias.
Prepárate para comunicarte
Como cualquier operación de cambio, parte del personal no estará contento con las reducciones de costos de TI.
El trabajo de un CIO es explicar claramente todas las reducciones de costos al personal. Pero, a su vez, también necesitan escuchar al personal, comprender sus necesidades y garantizar que sus soluciones se alineen con los procesos comerciales estándar.
Es posible que el CIO no comprenda la necesidad de un software muy especializado, que sólo utilizan una o dos personas. Por otro lado, es posible que al personal de base no le guste renunciar a sus dispositivos adicionales.
Es necesario equilibrar ambas partes: una comunicación clara garantizará que lo consigas.
Reducción estratégica de costos de TI: ahorro de resultados
En conclusión, no se puede evitar gastar dinero en TI. Es un gasto esencial y es difícil imaginar el crecimiento empresarial sin inversiones tecnológicas sensatas. Sin embargo, la TI se puede optimizar, racionalizar e implementar estratégicamente. La misión no es sólo “ahorrar dinero” a toda costa sino reducir los costos en el lugar correcto.
Una última idea que debemos mencionar. Si no sabe en qué está desperdiciando dinero, una plataforma de adopción digital le mostrará en qué se está equivocando.