Una oficina híbrida es un acuerdo en el lugar de trabajo en el que los empleados pasan algunos días trabajando juntos en una oficina y otros días trabajando de forma remota.
Tanto los trabajadores como los empleadores se benefician de una mayor flexibilidad con un fuerza laboral híbrida. Pueden colaborar en persona en reuniones, capacitaciones y otras actividades sociales durante los días de oficina y luego beneficiarse de ambientes más silenciosos para aumentar la productividad cuando están FMH.
Los lugares de trabajo ofrecerán una variedad de diferentes arreglos de oficinas híbridas. Por ejemplo:
Los empleadores solo pueden contratar espacio de oficina durante ciertos días de la semana o del mes.
Los empleados pueden venir en días determinados de la semana, por ejemplo, lunes y martes, y luego trabajar de forma remota durante el resto de la semana.
Los empleados pueden venir en días determinados durante el mes, por ejemplo, para reuniones semanales o bimensuales.
Es posible que los empleadores hayan reducido el tamaño de su espacio de oficina después de la pandemia y solo tengan espacio para un número limitado de empleados en la oficina por día.
Los empleadores pueden operar un horario híbrido flexible donde los empleados pueden elegir cuándo trabajar de forma remota o cuándo venir a la oficina.
Los empleadores pueden aplicar una política de prioridad remota, en la que se supone que las personas trabajarán desde casa, pero en ciertos días, es posible que se les solicite que vengan de forma ad hoc. También son libres de trabajar en la oficina cuando lo deseen.
¿Cuándo empezó la oficina híbrida?
Las oficinas híbridas han existido desde que Internet permitió a las personas trabajar. Con el tiempo, el número de personas que trabajan en un entorno de oficina híbrido ha aumentado constantemente. Por ejemplo, los datos del censo de Estados Unidos revelan que En 2010, 13,4 millones de personas trabajaron al menos un día en casa a la semana.un aumento del 35% desde 1997.
Los confinamientos por el COVID-19 obligaron a los lugares de trabajo a volverse completamente remotos o al menos a ofrecer modelos de trabajo híbridos siempre que fuera posible. Cuando las restricciones comenzaron a relajarse, muchos empleados regresaron a la oficina, pero no en la misma medida que antes de la pandemia. De hecho, la investigación de McKinsey muestra que En el otoño de 2022, los trabajadores iban a la oficina un promedio de solo 3,5 días por semana, un 30 por ciento por debajo de las normas prepandémicas..
Si bien algunas empresas operaban con oficinas híbridas antes de COVID-19, la pandemia llevó a que un mayor número de empresas giraran para ofrecer este modelo después de las restricciones del bloqueo. De hecho, un lugar de trabajo híbrido se está convirtiendo rápidamente en la “próxima normalidad”, y Gartner pronostica que El 39% de los trabajadores del conocimiento a nivel mundial trabajarán de forma híbrida para finales de 2023.
Beneficios de una oficina híbrida
Las oficinas híbridas brindan beneficios tanto para los empleadores como para los empleados.
Beneficios para los empleadores
Atraer y retener a los mejores talentos.
Ofrecer un entorno de trabajo flexible hace que su lugar de trabajo parezca más atractivo para los posibles empleados y promueve la retención de empleados. La investigación de McKinsey sobre la flexibilidad en el lugar de trabajo revela que, Entre quienes prefieren modelos de trabajo híbridos, el 71% dice que probablemente buscará otras oportunidades si sus empleadores actuales suspenden esos modelos. Los empleadores reconocen cada vez más que se perderán los mejores talentos al insistir en la asistencia a la oficina el 100% del tiempo.
Reducir los costos de espacio de oficina.
Las empresas no tienen que gastar tanto en espacio de oficinas si no alojan a toda su fuerza laboral todos los días de la semana. Al reducir el tamaño o tener la oficina abierta solo en días determinados, se reducirán los costos de funcionamiento y alquiler, y estos fondos se pueden reinvertir en otras áreas del negocio.
Mejorar la productividad de los empleados
Durante el apogeo de la pandemia, El 58% de los ejecutivos informó que la productividad de los empleados individuales había mejorado.. La realidad es que algunas personas son más productivas trabajando desde casa. Por lo tanto, crear días dedicados a actividades en la oficina, como reuniones y capacitación, junto con días específicos en los que las personas puedan concentrarse y realizar tareas, puede resultar en mejores resultados. productividad del empleado.
Fomentar la confianza
Al brindar a los empleados la flexibilidad de trabajar en un entorno de oficina y en el lugar que elijan, los empleadores indican que confían en la fuerza laboral para realizar el trabajo independientemente de dónde se encuentren. Los empleados apreciarán no sentir que están siendo monitoreados constantemente y que se puede confiar en su desempeño.
Beneficios para los empleados
Mejorar el equilibrio entre la vida personal y laboral
Los empleados con responsabilidades como el cuidado de niños o que necesitan hacer malabarismos con sus citas (desde médicos hasta plomeros) se beneficiarán de la flexibilidad de trabajar desde casa cuando sea más conveniente. Es más, la reducción del tiempo de desplazamiento significa que los empleados tienen más tiempo para pasar con familiares, amigos y seres queridos, lo que se traduce en un mejor equilibrio entre la vida laboral y personal.
Reduce el estres
Es posible que algunos empleados no se desempeñen bien en entornos rodeados de gente o se sientan presionados debido a la naturaleza de una oficina bulliciosa. Los niveles de estrés se pueden gestionar de forma más eficaz estableciendo días en los que puedan descansar y recargarse, y al mismo tiempo hacer su trabajo.
Menos distracciones
Si bien las oficinas son ideales para fomentar la colaboración, realizar reuniones, realizar sesiones de capacitación y socializar con colegas, la realidad es que los lugares de trabajo son un hervidero de distracciones. Ya sea que se trate de pausas para tomar café, ponerse al día con colegas durante el almuerzo o recibir visitas en el espacio, pueden pasar horas sin que se realice mucho trabajo.
Trabajar desde casa significa que las personas pueden centrar toda su atención en tareas específicas y realizarlas sin distracciones.
Gastar menos
Ya sea para ir y volver de la oficina, para cuidar a los niños, para almorzar en la cafetería local o para pasear perros, tener más tiempo en casa significa que se pueden reducir costos como estos. Los empleados se beneficiarán de tener más ingresos disponibles y la capacidad de reducir costos en áreas que agotaban sus finanzas cuando trabajaban en la oficina a tiempo completo.
Inconvenientes de una oficina híbrida
Si bien las oficinas híbridas funcionan bien para muchas empresas, existen algunas desventajas que hay que tener en cuenta.
Inconvenientes para los empleadores
Convencer a los empleados para que vengan a la oficina
Una vez que los empleados comienzan a disfrutar de los beneficios de trabajar de forma remota, como costos reducidos, mayor productividad y un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida personal, puede resultar difícil ofrecer un incentivo para regresar a la oficina. Cuando los empleados pueden proporcionar resultados más rápido y aun así organizar reuniones, aunque sea virtualmente, a veces no hay argumentos para llevar a las personas a un entorno de oficina. Además, si los empleadores exigen que las personas trabajen a tiempo completo, corren el riesgo de perder a los mejores talentos, ya que las personas podrían abandonar el barco y trabajar para un empleador que ofrezca una oficina híbrida o un modelo de trabajo remoto.
Gestionar dos experiencias diferentes de los empleados
En una oficina híbrida, existen dos experiencias laborales distintas: la jornada de oficina y la jornada de trabajo remoto. Los empleadores tienen la tarea de mantener ambos entornos y garantizar que las operaciones comerciales se desarrollen sin problemas, independientemente de dónde se encuentren las personas. Algunos días, puede haber una parte de la gente en la oficina mientras que otros trabajan de forma remota, y administrar dos entornos simultáneamente puede presentar desafíos únicos.
Desarrollar una cultura de empresa.
La relación social no se genera cuando la gente no está siempre en la oficina. Según el Informe de trabajo híbrido de Hubspot 2023, El 33% de los empleados flexibles considera que la construcción de relaciones es el mayor desafío al trabajar con un equipo híbrido.. Además, las posibilidades de mantener una cultura empresarial cohesiva disminuyen con una oficina híbrida. Es posible que las personas que trabajan en diferentes departamentos nunca se vean o ni siquiera sepan que trabajan para la empresa, mientras que una oficina de planta abierta ayuda a facilitar la colaboración entre departamentos.
Gestión del espacio de oficina
Las oficinas híbridas deben gestionarse con cuidado para que el espacio no sea demasiado grande para la cantidad promedio de personas que vienen cada día, ya que esto sería una pérdida de dinero. Por el contrario, reducir demasiado el tamaño de la oficina podría generar hacinamiento si la mayor parte de la oficina llegara en un día determinado. Como resultado, los empleadores tienen la tarea de garantizar que el centro se gestione cuidadosamente; es posible que deban elaborar un cronograma para garantizar que se asignen suficientes escritorios para el personal.
Inconvenientes para los empleados
Aislamiento
El trabajo remoto puede resultar aislante para las personas, especialmente si viven solas. Adaptarse a una oficina híbrida puede resultar difícil para quienes aprecian trabajar rodeados de personas y hablar con ellas físicamente cuando tienen un problema. Pasar una parte de la semana trabajando en un entorno aislado puede provocar problemas de salud mental como la depresión.
Distracciones
Si bien las oficinas ofrecen sus propias distracciones, trabajar en casa puede distraer por diferentes motivos. Tener fácil acceso al televisor, la tentación de trabajar desde la cama o descansar en el sofá pueden restar productividad. De manera similar, tener personas ruidosas en su casa, ya sean compañeros de casa, familiares o niños, también puede impedirle realizar su trabajo.
falta de rutina
Si no hay días establecidos para que todos estén en la oficina, puede resultar difícil mantener una rutina durante el transcurso de la semana laboral. Ir a una oficina con regularidad puede brindar comodidad a aquellos a quienes les gusta que sus días transcurran de manera similar: viajar en autobús o tren, saludar a caras conocidas y pedir algo habitual en la cafetería local. Sin una rutina, algunas personas pueden tener dificultades para organizar su semana laboral.
Problemas tecnológicos
Cambiar de una computadora de oficina a una computadora portátil puede resultar difícil para las personas que se benefician de monitores más grandes y especificaciones tecnológicas superiores del hardware del lugar de trabajo. Es más, si las personas tienen problemas con sus equipos, no hay soporte de TI en el sitio para ayudar, y los empleados pueden verse obligados a viajar a la oficina en el último minuto para resolver el problema, o tener que renunciar al trabajo por el resto. día.
Cómo montar una oficina híbrida
Estos cuatro pasos lo llevarán por el camino correcto para establecer una oficina híbrida exitosa.
Crear una política clara
Implementar una política de oficina híbrida garantizará que los empleados comprendan lo que se espera de ellos. Asegúrese de que la política responda las siguientes preguntas:
¿Quién puede trabajar de forma remota? – Describe los puestos que se pueden trabajar de forma remota y ten claro quién debe estar físicamente presente cada día.
¿Cuándo entrarán los empleados? – Deje claro cuándo se espera que los trabajadores estén en la oficina. Aquí es donde los lugares de trabajo tienen la mayor flexibilidad. Pueden estipular “días de oficina” establecidos o hacer que ciertos departamentos entren en ciertos días. Quizás los días establecidos del mes deban ser en la oficina debido a eventos, reuniones internas o reuniones con clientes.
¿Cuáles son las horas de trabajo? – Describir cuál será el horario de trabajo. Si se están volviendo más flexibles, déjelo claro en la política. Si el horario de trabajo sigue siendo el mismo, asegúrese de que los empleados sepan que deben estar conectados o en la oficina a una hora determinada cada mañana.
¿Qué tecnología se proporciona? – Asegúrese de que los empleados sepan cuál será su configuración de trabajo remoto. Si la configuración anterior eran computadoras, ¿los empleados ahora recibirán computadoras portátiles para llevar a casa durante los días remotos como parte de un programa? operación en cualquier lugar ¿modelo?
¿Comprarán equipos de oficina remota, como una computadora portátil o una silla de oficina? ¿Qué estándares debe cumplir cada computadora portátil, como tener una cámara web que funcione y un micrófono para videollamadas? ¿Qué herramientas y aplicaciones deben instalarse en las computadoras portátiles y qué debe saber utilizar el personal para trabajar eficazmente desde casa?
¿Qué medidas de seguridad existen? – Los protocolos de seguridad ya son una consideración importante, pero ahora con los empleados…