Implementación de software en empresas.
La implementación de software es el proceso de adoptar una nueva aplicación de software e incorporarla a los flujos de trabajo comerciales existentes.
El proceso puede ser pequeño, aplicarse solo a un determinado departamento o a toda la empresa, e implicar una gestión de cambios significativa como parte de una estrategia general de transformación digital.
El software se puede desarrollar e implementar internamente, o se puede comprar y utilizar una aplicación externa para reemplazar flujos de trabajo obsoletos o ineficientes.
La implementación de software se está generalizando: Gartner ha pronosticado que el gasto mundial en TI crecerá un 4,3% en 2023 a medida que los CIO se centren en tecnologías que permitan la automatización y la eficiencia.
Ejemplos de implementación de software
Algunos ejemplos de implementación de software incluyen:
Software de gestión de proyectos
Los directores de proyectos pueden utilizar herramientas como Asana, Trello, Jira o Monday para planificar, realizar un seguimiento y gestionar sus proyectos. Para implementar este software, se configurarán proyectos, se asignarán responsabilidades y se establecerán flujos de trabajo dentro de la plataforma.
Software de gestión de relaciones con el cliente (CRM)
Los especialistas de CRM pueden adoptar herramientas como Salesforce o Hubspot para gestionar las relaciones con sus clientes, realizar un seguimiento de las interacciones y analizar datos. Este software se implementa configurándolo para alinearse con los procesos de marketing y ventas de la empresa.
Sistemas de gestión de contenidos (CMS)
Las empresas que producen contenidos con regularidad se beneficiarán de un CMS como WordPress, Drupal o Wix, que se puede utilizar para gestionar sitios web y contenidos digitales. Configurar el CMS, diseñar plantillas y configurar complementos es parte del proceso de implementación.
Programa de contabilidad
Los contadores acelerarán sus flujos de trabajo mediante el uso de software como Xero y Quickbooks. Pueden implementar las aplicaciones configurando planes de cuentas, configurando ajustes impositivos e integrándolas con cuentas bancarias.
Beneficios de la implementación de software
Beneficios para los empleadores
Eficiencia incrementada
Si se implementa un nuevo software después de un tiempo especialmente prolongado utilizando sistemas obsoletos, los empresarios notarán los beneficios en términos de eficiencia para toda la empresa.
Por ejemplo, las tareas manuales y repetitivas se pueden automatizar, reduciendo los plazos, mejorando la productividad y ahorrando costes. De hecho, los datos de 2023 de Gartner revelan que El 79% de los estrategas corporativos consideran que tecnologías como la automatización son fundamentales para su éxito. durante los próximos dos años.
Gestión de datos mejorada
El nuevo software suele estar diseñado para centralizar y organizar datos, lo que acelera el proceso de acceso a ellos y su análisis. Las empresas se benefician de una toma de decisiones y una planificación estratégica más informadas al mejorar la gestión de datos.
Mejor cumplimiento
Al implementar software de vanguardia, las empresas pueden garantizar que se cumplan sus requisitos reglamentarios mediante el seguimiento y el registro de los datos necesarios y la generación de informes para auditorías.
Colaboración mejorada
Los empleadores notarán que el trabajo en equipo y la comunicación mejorarán entre los empleados, incluso cuando operen un oficina hibrida o trabajo remoto ambiente. La tecnología mejorada permitirá mejores flujos de trabajo y visibilidad para todos los involucrados en los proyectos.
Beneficios para los empleados
Productividad incrementada
La implementación de un nuevo software simplificará las tareas y automatizará las repetitivas, liberando cargas de trabajo de los empleados para que puedan concentrarse en tareas más estratégicas y creativas. Como resultado, productividad del empleado Los niveles mejorarán.
Niveles de estrés reducidos
Cuando los empleados tengan acceso a procesos simplificados, interfaces de usuario mejoradas y mayor acceso a la información, se sentirán menos estresados por las actividades diarias y se beneficiarán de un ambiente de trabajo más saludable.
Desarrollo de carrera
Los empleados que estén capacitados para utilizar nuevas tecnologías de forma regular serán más empleables y disfrutarán de un conjunto de habilidades más diverso. También desarrollarán adaptabilidad habilidades y mantenerse al día con la tecnología que avanza rápidamente.
Arreglos de trabajo flexibles
Con el software actualizado, los empleados pueden desempeñar más funciones desde diferentes ubicaciones. Esto les permitirá operar con una política de trabajo más flexible, ya que podrán acceder al software desde el lugar que elijan.
Beneficios para los clientes
Mejora de la calidad del producto o servicio.
La implementación de software puede ayudar a las empresas a optimizar sus procesos y reducir errores, lo que da como resultado una oferta de productos o servicios de mayor calidad para los clientes.
Tiempos de respuesta más rápidos
Al incorporar tecnología más sofisticada en los flujos de trabajo de cara al cliente, los clientes se beneficiarán de tiempos de respuesta más rápidos para solicitudes de soporte, procesamiento de pedidos, etc.
Experiencias personalizadas
Empresas que implementan CRM El software y el análisis de datos pueden automatizar interacciones personalizadas con su base de clientes, adaptando productos, servicios, comunicaciones y esfuerzos de marketing a las preferencias individuales.
Sistemas mejorados
Los clientes pueden beneficiarse de funciones como un portal de autoservicio mejorado para realizar un seguimiento del progreso de los pedidos, administrar sus cuentas, acceder a información y más sin generar tickets de soporte con el servicio de atención al cliente.
¿Por qué falla la implementación del software?
Estrategia no delineada
Simplemente registrarse para obtener un nuevo software y enviar datos a los empleados no es suficiente para garantizar que adopción digital tendrá lugar. Es necesario elaborar una estrategia clara para la implementación del software de modo que el proyecto se mantenga encaminado y no se olvide ni se abandone.
Los KPI no están establecidos
Cuando se realiza cualquier cambio en los flujos de trabajo principales de la empresa, se deben establecer KPI claros para garantizar que la implementación siga una hoja de ruta mensurable. Es necesario establecer objetivos realistas del proyecto desde el principio, con KPI procesables que se trabajen en cada paso.
No entender los beneficios
Parte del proceso de implementación debe incluir educar a los empleados sobre los beneficios de utilizar el software. Los trabajadores necesitan un incentivo para aprender nuevas tecnologías, como automatizar tareas repetitivas u obtener acceso a datos mejorados para crear mejores informes.
Falta de formación efectiva
Para crear efectivo gestión del cambio, es vital garantizar que los empleados reciban formación sobre el nuevo software. Ya sea que esto se logre mediante capacitación presencial o remota o el uso de DAPes mucho menos probable que los empleados adopten el nuevo software si no reciben instrucciones sobre cómo utilizarlo.
Los costos superan los beneficios
Los proyectos de implementación de software deberían generar costos reducidos debido a beneficios como la automatización y la mejora de la productividad. Si los empleados no utilizan el software o no utilizan todas sus funciones, existe el riesgo de que la tecnología cueste más que los beneficios mensurables.
El progreso no se rastrea de manera efectiva
Una vez que se implementa el nuevo software, la capacitación, la adopción y el uso continuo de la tecnología deben monitorearse de manera continua para garantizar que esté funcionando consistentemente a su máximo potencial. Si no se realiza un seguimiento del progreso, los proyectos de implementación de software corren el riesgo de perder foco o volverse menos efectivos y luego quedar olvidados.
Cómo crear un plan de implementación de software
Establecer los KPI y el alcance del proyecto.
La implementación de software es algo más que registrarse para obtener un nuevo producto y dejar que los empleados lo descubran. Es importante establecer las etapas clave del proyecto y las tareas que deben completarse para avanzar. Al delinear el alcance del proyecto, las partes interesadas clave podrán ayudar con la implementación del nuevo software en el momento adecuado.
Identificar especialistas en adopción o campeones de software
Para garantizar que los empleados adopten con éxito el software, los colegas deben participar en su uso, promoción y asistencia en su uso. Se les puede denominar especialistas en adopción o campeones de software, y su función es garantizar que la fuerza laboral esté de acuerdo con el uso del nuevo software como parte de su flujo de trabajo habitual.
Compare precios y pruebe productos
Es posible que haya productos o software bien promocionados que los competidores parezcan estar utilizando con éxito, pero eso no significa que sean los más adecuados para su negocio en particular. Tómese el tiempo para comparar precios, hablar con proveedores y preguntar si hay períodos de prueba disponibles. Aproveche al máximo las oportunidades para probar el software antes de comprarlo, anotando los pros y los contras y solicitando comentarios de los empleados.
Las estadísticas de 2023 de Gartner indican que El 60% de los compradores de tecnología se arrepiente de casi todas las decisiones de renovación debido a factores como una abrumadora cantidad de opciones a considerar y objetivos de equipo contradictorios. Por lo tanto, es importante asegurarse de que el software se pruebe para garantizar que sea el adecuado y cumpla con los objetivos comerciales.
Cree un programa de incorporación: considere los DAP
Una vez que se ha comprado el software, los empleadores deben considerar la posibilidad de crear un programa de incorporación si quieren que la implementación sea exitosa. La capacitación podría realizarse en persona o de forma remota, y a los empleados se les asignará un tiempo determinado de sus tareas diarias para familiarizarse con el producto.
Alternativamente, las plataformas de adopción digital (o DAP, por sus siglas en inglés) pueden presentar a los empleados nuevas tecnologías y enseñarles cómo usar la plataforma sobre la marcha. El uso de DAP ahorra tiempo y dinero en capacitación, permite a los empleados aprender a su propio ritmo y les brinda la libertad de acceder a recursos de ayuda cuando quieran conocer respuestas a problemas específicos que puedan encontrar.
Instalar e integrar el sistema.
Cuando el software se instala e integra en los sistemas existentes, es posible que haya que asignar una cierta cantidad de tiempo de inactividad. Programe bien este paso, ya que desea asegurarse de que los servicios temporales fuera de línea afecten a algunos empleados o clientes. Una vez que el sistema esté integrado, asegúrese de que la creación de una nueva cuenta o la información de inicio de sesión se envíe a todos los empleados relevantes de manera oportuna.
Solicite comentarios y supervise el progreso
Una vez que el software se implementa y utiliza, es importante monitorear su progreso. Lo ideal sería tener acceso a análisis de datos, donde pueda beneficiarse de información como el compromiso de los empleados con el software. Sin embargo, más allá de los análisis, asegúrese de consultar con su equipo y recopilar comentarios sobre cómo encuentran su experiencia con el software.
¿Cómo pueden ayudar los DAP con la implementación de software?
Incorporación más rápida
Las plataformas de adopción digital ayudan a los empleados a familiarizarse con las nuevas tecnologías de forma rápida y sencilla al ofrecer en la guía de la aplicación a lo largo de. Hay amplios recursos disponibles para garantizar que los empleados puedan capacitarse a su propio ritmo en lugar de esperar a que otros miembros del grupo se pongan al día o sentirse abandonados durante una sesión de capacitación en equipo.
Menos tiempo dedicado a solucionar problemas
Gartner revela que El 47% de los trabajadores digitales tienen dificultades para encontrar los detalles que necesitan para desempeñarse eficazmente en el trabajo. debido a la avalancha de información, les resulta difícil examinarla. Los DAP ayudan con este problema, ya que cuando los empleados encuentran un problema o no saben cómo utilizar una función, pueden utilizar los amplios centros de ayuda que se han integrado. Los empleados pueden buscar recursos en profundidad rápidamente para encontrar las respuestas que necesitan.
Evita omitir funciones clave
Las aplicaciones de software incluirán una gran cantidad de funciones, muchas de las cuales es posible que un empleado no conozca o no sepa cómo utilizar. Puede ser fácil acostumbrarse a utilizar solo algunas funciones clave dentro de una aplicación, pero los DAP ayudarán a presentar a los empleados formas de incorporar otras que tal vez no conozcan o no sepan cómo utilizar.
Crear tutoriales adicionales
Los empleadores deben monitorear la implementación del software aprovechando el análisis de datos para determinar las tasas de participación de las aplicaciones y los hábitos de los usuarios. Si surge un patrón, como que los usuarios abandonen en un punto determinado,…