¿Es el seguimiento de los empleados un medio eficaz y apropiado para mejorar el rendimiento empresarial?
La respuesta corta es sí, pero sólo si ese monitoreo se realiza de manera adecuada, ética y con las salvaguardias adecuadas.
A continuación, analizaremos más de cerca el concepto de seguimiento de empleados, que incluye:
Qué tipos de actividades pueden, no pueden, deben y no deben monitorearse Los pros, los contras y las consideraciones del monitoreo de los empleados Cómo discutir el monitoreo con los empleados La importancia de la privacidad y seguridad de los datos
Dado el aumento de ciertos tipos de tecnologías de monitoreo, como el análisis de software y el geofencing, definitivamente podemos esperar ver más monitoreo de los empleados en los próximos años.
Dado que el uso adecuado de estas tecnologías puede generar un retorno de la inversión significativo al evaluar el compromiso de los empleados y la adopción digital, es una buena idea prestar atención a estos desarrollos y considerar implementarlos cuando sea posible.
Los pros, los contras y las consideraciones
En nuestro mundo tecnológicamente avanzado, los datos son más valiosos que el oro.
Los datos se pueden utilizar para obtener conocimientos y mejorar el rendimiento sin importar dónde se apliquen, desde los servicios de cara al cliente hasta el mercado externo y la experiencia de los empleados. Sin embargo, hay salvedades. Por ejemplo, se debe lograr un equilibrio entre la privacidad y el uso de datos.
Echemos un vistazo a cómo los datos de los empleados pueden y deben usarse para mejorar el desempeño organizacional.
Las ventajas de los datos y el seguimiento de los empleados
Mayor eficiencia y rendimiento. En general, los flujos de trabajo basados en datos ofrecen cifras concretas que pueden utilizarse para cuantificar y comprender los procesos comerciales. Lo mismo ocurre con el seguimiento de los empleados y los datos que proporciona. En lugar de depender de opiniones subjetivas sobre lo que funciona y lo que no, los datos se pueden utilizar para analizar con precisión las entradas, las salidas y el rendimiento.
Transparencia y seguridad. La transparencia ofrece varios beneficios, como una mayor seguridad y una menor necesidad de microgestión. Por ejemplo, monitorear las comunicaciones de los empleados, como se explica a continuación, puede prevenir disputas, violaciones de conducta, problemas de seguridad y más.
Conocimiento de las necesidades y flujos de trabajo de los empleados. El lugar de trabajo digital actual evoluciona continuamente, con nuevo software, nuevos flujos de trabajo, nuevos objetivos y nuevos procesos. Estos cambios digitales son netos positivos en casi todos los casos. Sin embargo, también aumentan la complejidad en el lugar de trabajo. Para seguir siendo eficiente, cada vez es más importante analizar y ajustar continuamente los flujos de trabajo.
Beneficios como los que se tratan aquí dependerán naturalmente del tipo de datos recopilados y de qué tan bien se integren esos datos en las operaciones comerciales.
Tipos de datos de los empleados que se pueden monitorear
RR.HH. supervisa periódicamente ciertos tipos de datos, como la asistencia y la nómina. Además, departamentos como el de TI y el de seguridad corporativa realizarán un seguimiento de actividades como el acceso al edificio o el acceso a la cuenta de TI.
Sin embargo, además de estos tipos estándar de monitoreo de datos, los empleadores también pueden beneficiarse del seguimiento:
Uso e interacciones del software. Utilizando herramientas como Insights, los gerentes pueden aprender cómo los empleados interactúan con su software. Luego, esa información se puede incorporar a la capacitación de los empleados, la gestión de procesos comerciales y los esfuerzos de rediseño del flujo de trabajo.
Comunicaciones laborales. Las comunicaciones que tienen lugar a través de canales corporativos suelen ser supervisadas por los empleadores. Una razón es que el seguimiento de la comunicación puede proporcionar un “rastro documental”. Esto puede ofrecer documentación y prueba de actividades, por ejemplo. Esta transparencia puede prevenir y resolver problemas si surge la necesidad.
Rendimiento y productividad. Con frecuencia se realiza un seguimiento del desempeño y la productividad de los empleados para analizar y mejorar el desempeño a lo largo del tiempo. Estas métricas son una forma objetiva de evaluar a los empleados al considerarlos para un ascenso.
Datos de localización. Dependiendo del negocio, los datos de ubicación pueden ser útiles no solo por motivos de seguridad sino también para mejorar el rendimiento. Una empresa de reparto, por ejemplo, puede utilizar software GPS e inteligencia artificial para optimizar rutas, reducir los costos de combustible y mejorar la productividad de los empleados.
Si bien los empleadores suelen utilizar todos estos tipos de datos, es importante recopilarlos y utilizarlos de forma ética.
GDPR, privacidad y otras consideraciones
La privacidad y la seguridad son dos de las principales preocupaciones relacionadas con la recopilación y el uso de datos. Esto es cierto tanto si hablamos de datos de clientes como de datos de empleados.
Por lo tanto, cualquier organización que se dedique al seguimiento de los empleados debería prestar mucha atención a estas cuestiones.
A continuación se presentan algunos puntos a considerar al implementar soluciones de monitoreo de empleados:
RGPD. El Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) es el reglamento de la UE que regula cómo las organizaciones pueden utilizar los datos personales de las personas. Su objetivo es proporcionar a las personas control sobre cómo se utilizan sus datos. En otros países existen leyes de protección de la privacidad similares, por lo que es fundamental comprenderlas antes de recopilar datos de los empleados. Es igualmente importante examinar el software que recopila datos para garantizar que cumple dichas leyes. Por ejemplo, Insights, la función de análisis de software mencionada anteriormente, elimina información personal para mantener la privacidad y cumplir con las regulaciones legales.
Seguridad. Otra área crucial de atención es la seguridad. Las violaciones de datos pueden ser costosas y perjudiciales para la organización, su reputación y las personas involucradas. Tenga en cuenta que los compromisos de datos internos (como que un gerente obtenga acceso a datos que deberían estar restringidos) también son problemáticos.
Mala comunicación en torno al monitoreo y la privacidad. La resistencia de los empleados podría inhibir los esfuerzos de monitoreo de datos, especialmente si los empleadores no son transparentes sobre los derechos de los empleados y los datos que se recopilan. Para mitigar ese retroceso, es importante ser muy claro acerca de estas cuestiones.
Afortunadamente, los obstáculos al seguimiento de los empleados son fáciles de superar. Con la seguridad, las protecciones de privacidad y las comunicaciones internas adecuadas, las organizaciones pueden mantener a los empleados protegidos y al mismo tiempo aprovechar sus datos en beneficio de la empresa.