La comunicación de gestión del cambio es un proceso esencial para cultivar el éxito y la agilidad dentro de una organización. No sólo ayuda a las partes interesadas a comprender qué cambios se están realizando, por qué es necesario realizar dichas modificaciones y cómo influirá en ellas; también proporciona información y materiales oportunos para cumplir ciertos hitos.
Es responsabilidad de los líderes empresariales implementar de manera efectiva iniciativas de gestión del cambio en toda la organización, y la comunicación efectiva de la gestión del cambio juega un papel fundamental a la hora de invocar un mar de cambios positivos. Para lograrlo, probablemente será necesario que los defensores del cambio superen las barreras más pertinentes que impiden la transformación en la actualidad. Esto puede incluir realizar capacitación en gestión del cambio para líderes o completar cursos de capacitación que ayuden a los líderes a superar el miedo al conflicto organizacional.
Según , el 47% de las organizaciones que emprenden integraciones de gestión de cambios tienen más probabilidades de cumplir sus objetivos que el otro 30% que no las incorporó.
Si está implementando cualquier forma de cambio transformador en su negocio, ya sea tecnológico, gerencial o una combinación de ambos, la provisión de una comunicación efectiva de gestión del cambio es vital para garantizar una progresión exitosa desde el estado actual hacia el logro del futuro deseado de una organización. -estado.
¿Qué es la gestión del cambio?
La gestión del cambio se puede definir como la implementación, el desarrollo y la gestión aguda de iniciativas de cambio en toda una organización. Es un enfoque estratégico para acometer la transformación organizacional y empresarial de objetivos, procesos o tecnologías.
Los objetivos de gestión del cambio priorizan la implementación exitosa de estrategias que faciliten y proporcionen soluciones para lograr un cambio organizacional de extremo a extremo; esto incluye la transformación de procesos tanto externos como internos. La gestión del cambio es esencial en el mundo empresarial y garantiza que los empleados estén equipados con las herramientas, mensajes clave y recursos para adaptarse con éxito y mantener la agilidad durante la transformación organizacional.
Como tal, la gestión del cambio implica planificación estratégica, modificaciones en los procesos de las personas, medir la preparación para el cambio y establecer los pasos viables para lograr dicho cambio, esto combinado con otros elementos que trabajan juntos para apoyar al personal durante su viaje de transición. La implementación de prácticas de gestión del cambio dentro de su organización puede guiar eficazmente a los empleados hacia el destino deseado.
Los procesos de gestión del cambio brindan apoyo sistemático para protegerse contra el posible fracaso de las iniciativas de cambio organizacional. Ya sea que esté introduciendo un nuevo proyecto, sistema, método, iniciativa o política que podría influir en sus operaciones comerciales a diario, es esencial contar con un procedimiento de gestión de cambios efectivo y bien definido para garantizar una implementación consistente.
Gartner revela que la organización promedio ha experimentado cinco cambios importantes en toda la empresa en los últimos tres años y, en los próximos tres años, casi el 75% espera multiplicar sus iniciativas de cambio. Sin embargo, las estadísticas también muestran que el 50% de las iniciativas de cambio fracasan y sólo el 34% se convierten en un “claro éxito”.
La importancia de la comunicación interna durante la gestión del cambio
La comunicación interna es un componente clave de la gestión del cambio que ayuda a las organizaciones a mantener informadas a las partes interesadas sobre lo que sucede dentro de la organización. Es esencial comunicarse con ejecutivos, empleados y otro personal relevante para asegurarse de que comprendan qué cambios se están implementando, por qué estos cambios son necesarios y cómo pueden ayudar a contribuir al cumplimiento exitoso de los objetivos organizacionales.
Las comunicaciones de gestión de cambios deben realizarse de manera efectiva para reducir la confusión o la ambigüedad y al mismo tiempo brindar apoyo y orientación a las partes interesadas cuando sea necesario. Esto incluye crear roles y responsabilidades claras entre los miembros del equipo, proporcionar actualizaciones periódicas sobre el progreso y ofrecer asistencia si hay algo que necesite aclaración.
Es igualmente importante que las organizaciones proporcionen mecanismos de retroalimentación efectivos (incluidas reuniones en persona) que faciliten un flujo de ideas, inquietudes y sugerencias que puedan ayudar a mejorar el proceso de gestión del cambio. Al establecer tales mecanismos, las organizaciones pueden asegurarse de estar mejor preparadas para manejar cualquier obstáculo durante el período de transición y, al mismo tiempo, empoderar a los empleados haciéndolos parte del proceso de toma de decisiones.
Una encuesta global de McKinsey revela que “la mayoría de las organizaciones logran menos de un tercio del impacto que esperaban de las recientes inversiones digitales.Además, los países con mejor desempeño económico encuestados informan que capturaron una media del 50% de todos los beneficios de ingresos que su reciente transformación podría haber logrado.
Al gestionar los cambios, no comunicarse con antelación conlleva un riesgo considerable para las empresas; con algunas de las repercusiones más negativas que incluyen:
Dinero y otros recursos desperdiciados Ineficiencias de productividad Perder participación de mercado frente a sus competidores Incumplimiento de nuevas regulaciones o requisitos legislativos Retraso en el esfuerzo de gestión del cambio Daño a la reputación
Comunicar las razones y las implicaciones de la gestión del cambio con todas las partes interesadas es esencial. Se deben implementar los siguientes procedimientos al comunicar cambios:
Delinear claramente la importancia del cambio en toda la organización y por qué es imperativo implementar estas modificaciones. Delinear los objetivos del cambio. Describir cómo se verán afectados los roles de los empleados. Establecer un cronograma preciso para determinar cuándo ocurrirá la alteración es esencial. Brindar ayuda y asistencia a los empleados. Para garantizar una comunicación abierta entre los empleados y la gerencia, debemos crear una plataforma para que puedan hacer preguntas o brindar comentarios.
La clave para una gestión y comunicación del cambio exitosas es entregar mensajes oportunos y concisos adaptados a las necesidades de la organización durante todo el proceso de cambio. Estos deben ser fáciles de comprender y mantener la coherencia en su contenido de un mensaje a otro.
Los líderes oficiales y no oficiales son los impulsores del cambio
Para que las organizaciones tengan éxito, es esencial que sus supervisores definan claramente las obligaciones de comunicación de los líderes de nivel superior. Estos superiores refuerzan la importancia de una comunicación eficaz al establecer expectativas y responsabilizar a su equipo de distribuir información y recopilar conocimientos de las partes interesadas.
Para garantizar que los líderes y los agentes de cambio tengan éxito, tanto los patrocinadores del proceso de cambio como los equipos de comunicación deben acordar sus respectivos roles. Además, deben esforzarse por proporcionar amplios recursos, como información, herramientas, capacitación y apoyo, para estar adecuadamente preparados para los cambios entrantes.
Realice un análisis para recopilar comentarios de todas las partes interesadas, clientes, empleados, socios e inversores clave. Pregúnteles cuáles son sus necesidades para alcanzar sus objetivos y luego utilice los datos para priorizar las tareas de comunicación que deben realizarse.
Para evitar desafíos de liderazgo en la gestión del cambio, asegúrese de que todos estén de acuerdo con el plan y de que se gestionen las expectativas para evitar posibles conflictos o malentendidos. Consulte periódicamente con las partes interesadas para asegurarse de que estén satisfechos con el proceso y de que cualquier problema se esté abordando con prontitud.
Es importante garantizar que la comunicación sea una vía de doble sentido. Las organizaciones deben escuchar de manera proactiva a los empleados y otras partes interesadas para captar cualquier comentario o inquietud que pueda afectar el proceso de cambio. Esto permite a las organizaciones realizar los ajustes necesarios y mejorar continuamente toda la experiencia de gestión de cambios para todos los involucrados.
Las empresas pueden reducir drásticamente los riesgos asociados con tales cambios invirtiendo tiempo y energía en una comunicación efectiva durante los períodos de transición organizacional. Esto permite a las organizaciones aumentar sus posibilidades de lograr resultados exitosos y mantener la sostenibilidad a largo plazo.
Las organizaciones deben comprender claramente qué criterios se utilizarán para realizar un seguimiento del progreso antes, durante y después del cambio. Esto implica establecer una serie de puntos de control o hitos que se pueden recopilar y revisar para garantizar que el proceso esté encaminado hacia el logro del resultado final deseado.
Luego, estos datos deberían informar cambios futuros al brindar información sobre posibles problemas, inquietudes y sugerencias que pueden ayudar a mejorar el proceso de gestión de cambios. Al recopilar y analizar los comentarios de las partes interesadas, las empresas pueden tomar decisiones informadas que ayuden a garantizar la implementación exitosa del cambio organizacional.
Al emplear estrategias de comunicación efectivas a lo largo de sus procesos de gestión de cambios, las empresas pueden asegurarse de que están tomando las medidas necesarias para lograr los objetivos finales deseados. Esto les ayuda a brindar una mejor experiencia a todas las partes interesadas (desde empleados hasta ejecutivos de nivel superior) y aumenta significativamente sus posibilidades de éxito. A largo plazo, esto conduce a una organización más eficiente y sostenible que esté bien equipada para cambios futuros.
4 elementos clave de la comunicación para la gestión del cambio
Los siguientes elementos son clave para una comunicación exitosa de la gestión del cambio:
Construya un caso de negocio sólido
Convencer a las partes interesadas del valor de su proyecto se reduce a un caso de negocio sólido. Cuando interactúe con quienes toman decisiones, enfatice los puntos clave de su plan de negocios para obtener aceptación y aprobación.
¿Cómo el cambio agrega valor a la organización? ¿Cuál es el retorno de la inversión esperado? ¿Cuál es el impacto en la productividad? Concéntrese en lo que se mejorará
Aunque un argumento comercial sólido puede convencer a las partes interesadas, es posible que el resto de su equipo necesite algo más que ahorros de costos o una mayor eficiencia. Para vigorizar e inspirar verdaderamente a quienes están dentro y fuera de su organización, concéntrese en cómo mejorarán sus vidas con estos cambios:
¿De qué manera esto puede hacer que el trabajo de las personas sea más eficiente? ¿Ahorrará tiempo? ¿Cómo supera al sistema o proceso anterior? ¿Qué se puede hacer con el nuevo sistema que el antiguo no pudo hacer? Explique el impacto en todos los niveles de la organización
Las investigaciones muestran que los empleados a menudo se muestran reacios al cambio y las transformaciones en toda la empresa pueden generar temor de que sus roles puedan verse afectados negativamente.
Para mitigar estas preocupaciones, es esencial informarles sobre las ventajas de cambiar el cambio y mostrar transparencia sobre su cronograma y efecto en cada división o equipo. La transparencia combinada con datos objetivos creará una atmósfera de tranquilidad entre el personal durante tiempos de transición.
Las preguntas comunes sobre gestión de cambios que los usuarios pueden tener incluyen:
¿Qué efecto podría tener este cambio en mis responsabilidades y compañeros de equipo? ¿Cuáles son los detalles de lo que está cambiando? ¿Cuándo podemos esperar que se produzca el cambio? ¿A qué recursos puedo acceder para garantizar una transición exitosa? Celebre los éxitos
Por último, no olvide conmemorar sus éxitos mientras se esfuerza por establecer y mantener el impulso de su proyecto. Con cambios más extensos, puede resultar difícil para los empleados ver cómo el proyecto los ha afectado directamente. Aún así, amplificar las victorias regulares es esencial para demostrar…