¿Busca formas de reducir el costo de su pila tecnológica?
Hay muchas razones por las que los costos del software pueden comenzar a aumentar, desde sombra de TI a silos organizacionales.
Si aún no cuenta con un proceso para administrar y reducir los costos de software, podría ahorre una buena parte de su presupuesto de TI siguiendo las instrucciones de este artículo.
La reducción de costos de software es un proceso continuo, por lo que también le mostraremos cómo prepararse para reducir sus costos de software y mantener ellos bajos.
Incluso si no siente una necesidad apremiante de reducir sus costos de software, es posible que desee considerar seriamente implementar estas estrategias de todos modos.
No es ningún secreto que las empresas pronto podrían enfrentar vientos en contra, si no lo están ya.
“Los líderes de abastecimiento, adquisiciones y gestión de proveedores de TI (SPVM) deben tomar medidas inmediatas para aliviar la presión financiera durante un período de seis a 24 meses”. dice Stephen White, director senior y analista de Gartner, a finales del año pasado. “Los líderes deben proteger a sus organizaciones de las perturbaciones financieras y desarrollar resiliencia para lo que pueda estar por venir”.
Con los consejos prácticos de este artículo, estará bien equipado para proteger su negocio de posibles perturbaciones financieras y aprenderá cómo mantener el costo de su pila de tecnología magro y bajo, beneficiando directamente sus resultados.
¿La principal estrategia de Gartner para reducir los costes del software? Negociación con proveedores
Vale la pena aprender de los expertos, y Gartner ha escrito sobre sus Las 3 mejores estrategias para reducir los costos de software y nube.
El enfoque de Gartner se centra en negociar mejores precios con sus proveedores de software existentes.
Esta es una estrategia excelente porque puede aumentar su rentabilidad sin necesariamente aumentar su base de clientes o reducir su pila de tecnología. Realmente no hay ningún inconveniente en hacer esto.
Negociar mejores términos y precios con sus proveedores existentes puede mejorar significativamente los resultados de su negocio y liberar recursos que pueden invertirse mejor en otras áreas de la empresa.
El problema es que no es fácil.
Negociar con proveedores requiere la estrategia, el enfoque y las habilidades de comunicación adecuados para lograr el resultado deseado.
En este sentido, es esencial comprender las necesidades de su empresa, establecer una relación con sus proveedores y aprovechar su poder adquisitivo para negociar mejores acuerdos.
Profundicemos en algunas estrategias que le ayudarán a crear una situación beneficiosa para todos con sus proveedores que mejore la salud financiera de su empresa.
Empiece por pedir a los proveedores que reestructuren los contratos.
Lo primero que debes hacer es hablar con tus proveedores.
Dígales que está buscando formas de mejorar su salud financiera pero que valora su relación con ellos.
Comience pidiéndoles que reestructuren los términos del contrato.
Por ejemplo, si pagas anualmente, pide pagar en cuotas de 3 o 6 meses.
Esto abre la puerta a futuras conversaciones y establece la expectativa de cambio. Le ayuda a empezar con el pie derecho y poner en marcha sus negociaciones.
Asegúrese de comprender el uso del software
Haga un balance de los activos de TI, revise los contratos y analice los datos de uso para comprender qué se está utilizando y qué no.
Una vez que sepa qué no se está utilizando, puede decidir si cancelar los servicios o renegociar los contratos.
Esta es una excelente manera de liberar recursos que podrían invertirse mejor en otras áreas comerciales.
Garantizar una visibilidad adecuada de todos los activos y usuarios de software ayudará a garantizar que su organización no pague por servicios o aplicaciones innecesarios.
También le brindará datos valiosos para las negociaciones con los proveedores: sabrá lo que necesita y qué pedir.
En cualquier caso, es una buena práctica realizar periódicamente una auditoría digital de sus licencias de software y suscripciones para obtener oportunidades de ahorro de costos y garantizar el cumplimiento de las regulaciones de la industria.
Aumente su influencia antes de iniciar negociaciones
Al aumentar su influencia antes de iniciar negociaciones, estará en una posición mucho más sólida para conseguir el mejor acuerdo posible para su organización.
Una de las mejores formas de aumentar su capacidad de negociación es tener opciones.
Si está limitado a un proveedor actual, busque una alternativa que ofrezca mejores condiciones o precios.
Crear un proceso de licitación competitivo es otra excelente manera de aumentar su apalancamiento.
Invite a varios proveedores a competir por su negocio presentando ofertas y luego compare sus tarifas y ofertas antes de tomar una decisión.
Esto le ayudará a garantizar que obtenga la mejor oferta disponible en el mercado y podrá utilizarla como palanca al renegociar con su proveedor actual.
Por último, conviértase en un “comprador informado” investigando las tendencias de precios en la industria del software; comprender lo que otras empresas pagan por diversos productos y servicios puede brindarle una ventaja competitiva al negociar tarifas.
Pero recuerde mantenerlo realista. Un proveedor no aceptará algo a menos que también exista un beneficio para él. Depende de usted asegurarse de que sepan lo que obtienen del trato.
Cuatro estrategias más de reducción de costos de software
Negociar con proveedores no es la única forma de reducir el costo de su pila tecnológica.
Hay muchas otras formas de abordar este problema. Echemos un vistazo a algunas de las opciones más versátiles:
Considere las soluciones de código abierto como una alternativa a los servicios costosos
Al aprovechar la comunidad de código abierto, puede acceder a una gran cantidad de recursos que van desde software, documentación y comunidades de usuarios.
Estas soluciones suelen ser tan sólidas como el software propietario, si no más.
Además, las soluciones de código abierto proporcionan una mayor transparencia, lo que permite una mayor personalización y optimización.
En resumen, las soluciones de código abierto ofrecen a las empresas una alternativa asequible y flexible a los costosos servicios.
La desventaja es que no obtiene la misma asistencia técnica o asistencia técnica para el éxito del cliente.
Rompa los silos y comience a compartir licencias entre departamentos
Una forma eficaz de reducir los costos organizacionales es romper los silos organizacionales.
A menudo, diferentes departamentos tienen requisitos de software similares pero no lo saben. La empresa acaba pagando más simplemente porque no quiere mezclar presupuestos entre diferentes departamentos.
Al romper esos silos organizacionales, anima a diferentes departamentos a colaborar y aunar recursos en lugar de que cada equipo invierta en licencias separadas para el mismo software o aplicación.
Al compartir licencias, puede reducir sus gastos generales y optimizar sus operaciones, lo que se traduce en importantes ahorros de costos.
Además, este enfoque fomenta una mejor comunicación entre departamentos y promueve una cultura de ingenio y eficiencia.
Como subproducto, también impulsará la colaboración y permitirá que diferentes departamentos aprendan unos de otros.
Reduzca los costos de hardware con servicios de computación en la nube
Los servicios de computación en la nube se han vuelto cada vez más populares en los últimos años porque permiten reducir los costos de hardware.
Al utilizar la computación en la nube, puede reducir la necesidad de costosas instalaciones y mantenimiento de hardware.
Además de ahorrar dinero, los servicios de computación en la nube ofrecen mayor flexibilidad, escalabilidad y seguridad.
Con los servicios de computación en la nube, puede aumentar o reducir fácilmente sus recursos según sea necesario, reduciendo el desperdicio y maximizando la eficiencia.
Además, los servicios de computación en la nube ofrecen medidas de seguridad avanzadas que pueden ayudar a proteger contra amenazas cibernéticas y violaciones de datos.
Pueden ser más caros en papel, pero los servicios en la nube pueden resultar más baratos a largo plazo que las soluciones locales.
Aproveche las pruebas gratuitas antes de comprometerse con una compra
Como consumidor inteligente, es importante tomar decisiones informadas al comprar cualquier cosa.
El mismo consejo es válido para un líder empresarial inteligente.
Muchas empresas ofrecen pruebas gratuitas para permitirle probar sus ofertas antes de comprometerse con una compra.
Aprovechando estas oportunidades, podrá conocer de primera mano las características y funcionalidades de diferentes programas de software para determinar cuál se adapta mejor a sus necesidades.
Esto no sólo le permitirá ahorrar dinero, sino que también le permitirá seleccionar el software adecuado para su situación específica.
Por lo tanto, la próxima vez que busque software nuevo, explore las opciones de prueba gratuitas para tomar la decisión más informada posible.
Cuatro formas de modelar sus costos de software
Antes de que pueda tomar decisiones importantes sobre su pila tecnológica, debe comprender:
¿Qué software estás usando?
¿Cómo lo estás usando?
Por que es necesario
Al menos.
Estas cuatro herramientas pueden ayudarle a decidir cómo modelar sus costos de software. Una vez que haya hecho eso, estará en una excelente posición para implementar algunas estrategias de reducción de costos de software.
Modelado de costos del año actual
El modelado de costos del año actual es una estrategia que evalúa el costo de un producto o servicio en función de precios actuales del mercado.
Considera variables en tiempo real como la inflación, la dinámica de la cadena de suministro y la demanda del mercado para proporcionar una estimación de costos más precisa.
Este enfoque es más dinámico que el modelado de costos históricos, que se basa en precios pasados, lo que potencialmente lo hace menos preciso en condiciones económicas cambiantes.
Costos de solicitud no recurrentes del año en curso
Los costos de aplicaciones no recurrentes del año en curso se refieren a costos únicos asociados con software o aplicaciones específicas durante un año en particular.
Estos pueden incluir costos de configuración, implementación o personalización especial del software, que no se espera que ocurran de manera regular o regular.
Por ejemplo, si decide implementar un nuevo sistema de gestión de relaciones con el cliente (CRM), podría incurrir en costos no recurrentes por la licencia inicial del software, la configuración del sistema y la entrega. formación de los empleadoso personalizar el sistema para satisfacer sus necesidades específicas.
Estos costos están vinculados a ese año específico y no se espera que se repitan en los años siguientes.
Costos futuros esperados
Esto se refiere a los gastos previstos relacionados con la futura adquisición, desarrollo, mantenimiento y actualización de sistemas de software.
Estos costos pueden afectar significativamente su Presupuesto de TIpor lo que es importante controlarlos.
Por ejemplo, cuando planea implementar un nuevo software, debe considerar los costos inmediatos, como los costos de licencia y de implementación.
Pero el gasto no termina ahí. También se deben tener en cuenta los costos futuros, como las tarifas de mantenimiento, los costos de actualización, la capacitación de los usuarios y el posible tiempo de inactividad durante las actualizaciones.
Costo total de la propiedad
El “Costo Total de Propiedad” (TCO) es una evaluación integral de todos los costos involucrados en la adquisición, implementación, uso y mantenimiento de una pieza de software durante su vida útil.
Proporciona una imagen completa de una inversión en software más allá del precio de compra inicial.
El TCO incluye costos iniciales como licencias de software o tarifas de suscripción, costos de implementación e integración y hardware necesario para ejecutar el software.
Sin embargo, va mucho más allá al considerar costos continuos como el mantenimiento del software, las actualizaciones, la capacitación de los usuarios y los servicios de soporte.