Una plantilla de estrategia de comunicación sólida puede ser la clave del éxito de cualquier esfuerzo de gestión del cambio, ya que aborda las razones de la resistencia al cambio mediante la comunicación efectiva de las razones por las que el cambio es esencial.
Das tu discurso inspirador y todos parecen entusiasmados con tus nuevas ideas, pero los meses pasan y nada cambios.
Si es usted, es hora de mejorar su juego de plantillas de estrategia de comunicación.
No seas uno del 23% de profesionales de comunicación interna norteamericanos sin estrategia de comunicación. Utilice una plantilla de estrategia de comunicación sólida para comunicaciones efectivas y éxito empresarial en sus esfuerzos de comunicación de gestión de cambios.
Para ayudarle a redactar una plantilla de estrategia de comunicación adaptada a su organización, exploraremos los siguientes temas:
¿Qué es una plantilla de estrategia de comunicación? ¿Por qué es importante una plantilla de estrategia de comunicación? ¿Cuáles son los beneficios de una plantilla de estrategia de comunicación? ¿Existen limitaciones para una plantilla de estrategia de comunicación? ¿Cómo se puede utilizar un DAP para promover la comunicación? ¿Cómo se crea una plantilla de estrategia de comunicación?
¿Qué es una plantilla de estrategia de comunicación?
Una plantilla de estrategia de comunicación le permite expresar información a las partes interesadas relevantes de manera eficiente.
Ayuda a estandarizar la forma de promocionar los mensajes, en quién enfocarlos y los canales elegidos. Estos planes son valiosos durante las crisis y cuando se introducen proyectos o productos novedosos.
¿Por qué es importante una plantilla de estrategia de comunicación?
La comunicación es el corazón de un negocio exitoso. Una plantilla de estrategia de comunicación es una guía de inicio rápido sobre formas exitosas de difundir su mensaje de manera rápida y efectiva para obtener un retorno de la inversión rápido y todos canten con la misma partitura.
Sin una plantilla de estrategia de comunicación, es probable que aborde los métodos de comunicación de manera diferente cada vez y de una manera mucho menos enfocada.
La ausencia de esta herramienta hace que aprender de los éxitos y los fracasos requiera mucho más tiempo, ya que no existe un punto de referencia para su enfoque.
El uso de una plantilla de plan de comunicación para la gestión del cambio es vital para ayudarle a mantenerse por delante de sus competidores mientras transmite y dirige los mensajes con precisión, de la manera correcta, a las personas adecuadas y por los motivos correctos.
¿Cuáles son los beneficios de una plantilla de estrategia de comunicación?
Las plantillas de estrategias de comunicación son parte integral de las organizaciones sin fines de lucro y ofrecen ventajas sustanciales más allá de un solo esfuerzo de divulgación a medida que transmite mensajes críticos a las partes interesadas clave a lo largo de sus esfuerzos de comunicación.
Un plan de comunicación competente ayuda a su equipo en muchos aspectos, el primero de los cuales es aclarar objetivos y metas.
1. Aclarar objetivos y metas
Este plan, que sirve como hoja de ruta de comunicación, lo guía hacia sus destinos y guía la ruta para alcanzarlos a través de sus objetivos de comunicación.
Este punto es especialmente el caso de un plan de comunicación de gestión de proyectos, donde la comunicación debe ser efectiva a menor escala para garantizar que el personal cumpla con los objetivos del proyecto a través de objetivos de colaboración.
2. Expresar la conexión
Entre audiencias, mensajes, canales, actividades y materiales.
Participar en el proceso de planificación de la comunicación ayuda a identificar los destinatarios objetivo, el contenido del mensaje previsto y los medios de participación más adecuados.
Cada audiencia posee atributos, requisitos y motivaciones distintos, que puede abordar de manera efectiva mediante la planificación estratégica.
3. Reconocer y ejecutar una variedad de esfuerzos de comunicación.
Dadas las opciones ilimitadas para difundir mensajes, un plan de comunicación facilita la selección de actividades con resultados óptimos.
4. Definición de roles para los miembros del personal y las partes interesadas
Para una comunicación eficiente, es fundamental una delimitación clara de responsabilidades y contribuciones. Un plan bien definido fomenta la alineación entre las partes interesadas, inculca un sentido de propiedad y garantiza un mensaje uniforme.
5. Cultivar soluciones colaborativas innovadoras
Involucrar al personal, las partes interesadas, los electores, los pasantes y los miembros jóvenes en el proceso de planificación aprovecha diversas perspectivas y una amplitud de ideas.
6. Integrar los aportes de las partes interesadas en el proceso de comunicación
Buscar aportes de las partes interesadas y de la comunidad con respecto a su plan demuestra su respeto por sus opiniones. Diversos puntos de vista ayudan a perfeccionar su plan para lograr el máximo impacto.
7. Involucrar a sus electores de manera efectiva
Emplear estrategias de planificación de la comunicación e identificar vías para conectarse con su público objetivo mejora la eficacia de sus interacciones.
8. Evaluar logros y áreas de desarrollo en su plan
Las organizaciones suelen realizar evaluaciones a mitad de camino para identificar fortalezas, debilidades y desafíos.
Estos conocimientos facilitan la creación e implementación de enfoques innovadores. Diseñe una estrategia de evaluación distintiva y personalizada para recopilar información para mejorar el plan de manera consistente.
Comprender estos beneficios le permite asegurarse de que necesita una plantilla de estrategia de comunicación y optimizar la ayuda de la que es capaz.
¿Existen limitaciones para una plantilla de estrategia de comunicación?
La comunicación es compleja y estandarizar su enfoque puede limitar la creatividad y el alcance.
1. No asumas que un mensaje es suficiente
Creer que un único mensaje bien expresado llega universalmente y comprende de manera uniforme a todos los empleados es un paso en falso. Con diversas perspectivas, las interpretaciones varían.
La comunicación es compleja; un documento o una campaña no pueden satisfacer todas las necesidades.
En contextos como el de una empresa de ingeniería, donde los doctores coexisten con los aprendices, surgen distintas necesidades de información. Compartir continuamente a través de diversos enfoques deja una huella.
3. Evite depender únicamente de un canal
Evite comunicarse con los trabajadores de las fábricas únicamente a través de una intranet a la que rara vez acceden o confiar exclusivamente en los boletines informativos para los conductores de camionetas que están en la carretera.
Las intranets de los empleados fracasan al descuidar la accesibilidad. Una aplicación de comunicaciones internas que conecte canales es vital.
4. Manténgase alejado de suposiciones basadas en rangos
Los equipos asumen erróneamente que los empleados del taller ignoran la visión de la organización. Más arriba, algunos no están interesados más allá de sus funciones.
La comunicación eficaz a veces garantiza un compromiso uniforme, entregando información independientemente del rango. Su plantilla de estrategia de comunicación debe ser imparcial en la forma en que involucra al personal de diferentes roles.
5. Ofrezca algo de diversión
La comunicación a menudo se centra en contenidos secos. Si bien compartir datos es crucial, el público disfruta de contenido más ligero.
La comunicación efectiva combina noticias, conocimiento, retroalimentación y disfrute. El enfoque corre el riesgo de desconectarse.
Agregue eventos sociales, logros y encuestas alegres. La diversión genera aprecio y mayor compromiso.
6. Evite el control total de los mensajes
Rechace la idea de que todos los mensajes necesitan control. El éxito reside en el manejo preciso de las comunicaciones críticas. No todos los correos electrónicos necesitan un escrutinio. Centrarse en las campañas; centrarse menos en los detalles.
¿Cómo se puede utilizar un DAP para promover la comunicación?
También puede utilizar una DAP (plataforma de adopción digital) para promover una comunicación excelente como parte de su estrategia de comunicación.
Implementar capacitación sobre cómo comunicarse efectivamente en el lugar de trabajo. Ofrezca minimódulos de capacitación sobre cómo interactuar con los gerentes para solicitar de manera constructiva ascensos o acuerdos de trabajo flexibles. Ofrecer módulos de capacitación sobre habilidades de comunicación del liderazgo para promover el autodesarrollo y la comprensión de los roles gerenciales. Cree módulos de capacitación para ayudar a todos a comprender mejor cada función en la organización para promover la empatía y una mejor comunicación.
Utilice un DAP con orientación en la aplicación para ayudar al personal a capacitar y desarrollar sus habilidades de comunicación mientras trabaja.
¿Cómo se crea una plantilla de estrategia de comunicación?
Siga estos pasos de ejemplo del plan de comunicación para crear la mejor plantilla de estrategia de comunicación para su organización.
1. Auditar los materiales de comunicación actuales.
Antes de comenzar tu plan, determina su integración dentro de tu negocio. Es crucial completar un “estado de la unión” o una auditoría del clima de comunicaciones actual. Hacerlo ayuda a identificar problemas potenciales.
Por ejemplo, considere elaborar un plan de comunicaciones para el lanzamiento de un nuevo producto. Para formular el plan, es necesaria una auditoría para descubrir lagunas en su enfoque de marketing actual.
Después de la auditoría, es posible que descubra un vacío importante en los materiales de marketing y que rara vez se discuta un tema relacionado con su nuevo producto. Es esencial asegurarse de incluir este tema en su plan de comunicaciones.
Para ejecutar la auditoría, recopile y analice meticulosamente los datos del plan de marketing, creando un camino a seguir a partir de los hallazgos. La realización de grupos focales o encuestas podría ayudar a descubrir lagunas en los materiales de comunicación actuales.
2. Establezca objetivos INTELIGENTES después de la auditoría
Post-auditoría, establecer objetivos basados en los datos. ¿Cuál es el logro previsto del plan?
Cuando no esté seguro, recuerde los objetivos INTELIGENTES: específicos, mensurables, alcanzables, relevantes y basados en el tiempo.
Por ejemplo, una agencia pequeña que elabora el plan de comunicación de un cliente podría aspirar a “aumentar las solicitudes en un 25 % en un trimestre”.
Alternativamente, los objetivos específicos son vitales si RR.HH. describe un plan para proponer una nueva matriz de crecimiento para los contribuyentes no gerenciales dentro de su plan de comunicación estratégica.
Incluso si son menos cuantificables, como “mejorar la retención de empleados en un 10% en un año” o “aumentar la satisfacción de los empleados a través de puntuaciones NPS”, RR.HH. debe presentar estos objetivos para involucrar al liderazgo.
3. Identifica a tu audiencia
La comunicación eficaz comienza por comprender a su audiencia. Para un plan de comunicación de crisis dirigido a las partes interesadas, identifique a los destinatarios. Las partes interesadas incluyen empleados, inversores, clientes, funcionarios locales y medios de comunicación.
Para los medios, considere un comunicado de prensa que detalle los objetivos. Especifique quién se dirige a los medios, describa el contenido y establezca un plan de acción.
Por el contrario, para los empleados, diseñar un documento interno actualizado. Incluir contacto de DRI para consultas.
4. Describe y escribe pensando en la audiencia.
Cuando esté listo para redactar su plan, comience con una tabla o gráfico para identificar los mensajes, los destinatarios previstos y los canales de comunicación.
Una vez que haya establecido un esquema básico, estructure su plan de comunicación de la siguiente manera (siéntase libre de insertar estas secciones en una tabla de contenido de su plan):
1. Propósito (objetivo del plan)
2. Marco de escalada (‘primera línea de defensa y ‘equipo de respuesta mayor’)
3. Funciones y responsabilidades de los empleados
4. Lo que se debe y no se debe hacer
5. Mantenimiento del plan de respuesta eficaz
Al elaborar su plan de comunicación, colabore con los representantes de las partes interesadas para garantizar la precisión. Las estrategias deben abordar los objetivos y los riesgos potenciales.
Por ejemplo, si una agencia promociona el producto de un cliente, un riesgo podría ser gastar en anuncios sin un retorno de la inversión garantizado. Para abordar esto, la agencia debería delinear pasos para garantizar la efectividad de los anuncios antes de hacerlos públicos.
5. Elija canales de entrega
Su elección de canales de comunicación depende de su mensaje y público objetivo. Por ejemplo, al elaborar un plan para empleados internos, las opciones incluyen un correo electrónico para toda la empresa, una aplicación de comunicación en equipo o reuniones en persona.
Por el contrario, comunicarse con los clientes puede implicar…